Hallo,
ich habe Probleme mit der Funktion der "Revisionssicherheit" für das Sage DMS Produkt. Ich konnte die Frage des Kunden nicht spontan mit Ja beantworten.
Die Frage ist: "Wird die Revisionssicherheit automatisch mit der Funktion und Einsatz der Sage DMS gewährleistet" oder "benötigt man Zusatzsoftware oder weitere Verfahren um diese Sicherheit zu gewährleisten."
Dazu habe ich folgende Funktionen gefunden:
Allgemein Beschreibung:
Von Revisionssicherheit ist die Rede, wenn Informationen in elektronischer Form
so aufbewahrt werden, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind
* Bei Sage DMS steht *
Die revisionssichere elektronische Archivierung folgt den Anforderungen des Handelsgesetzbuches,
der Abgabenordnung und des GoBD und gilt für kaufmännische und steuerrechtliche Dokumente.
Die meisten Unternehmen müssen die darin aufgeführten Richtlinien befolgen
– insbesondere die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren
Möchten Sie Ihre Dokumente revisionssicher und digital archivieren, müssen Sie einige Kriterien befolgen.
+ die Aufbewahrung der Dokumente gemäß den internen und rechtlichen Anforderungen verläuft
+ Sachverständige jederzeit auf das gesamte Archivierungssystem zugreifen können, um es zu prüfen
+ die Dokumente auf dem Weg zur Archivierung nicht verloren gehen
+ jede Anpassung des Archivsystems und der Dokumente in einem Protokoll hinterlegt ist
+ Dokumente erst nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht und vernichtet werden
+ Dokumente im Originalzustand im digitalen Archiv hinterlegt sind und nicht veränderbar sind
+ alle Dokumente sich jederzeit auffinden und reproduzieren lassen
+ die Dokumente nur von dazu berechtigten Nutzern eingesehen werden können
+ Dokumente so früh wie organisatorisch möglich digital archiviert werden
+ alle genannten Kriterien den betroffenen Mitarbeitern bekannt sind und sie diese bei jeder Migration
oder Änderung befolgen
Das Dokumentenmanagement von Sage unterstützt Sie bei der digitalen Archivierung nach den genannten Richtlinien
* Bedeutet das automatisch =
"Wenn Sage DMS im Standard verwendet wird und keine Zusatzprogrammierung oder Partner Module von z.B. d.velop verwendet wird, das der Kunde mit dem Sage DMS also die Revisionssicherheit automatisch hat?"
Der Endkunde stellte dazu die o.g. Fragen, und hat die Punkte markiert, die er für "Bedenklich" hält:
(Unveränderlich; Zugriffsschutz).
Ein Beispiel:
Der Kunde erhält eine Mail mit Anhang von seinem Lieferanten (Eingangsrechnung in PDF Form), diese PDF könnte man mit Programmen aber manipulieren!
So das diese PDF nicht unveränderlich wäre. Diese PDF wird im Vorgang der Sage 100 Eingangsrechnung gebucht und das PDF dem Vorgang mit ins Sage DMS abgelegt.
Was bedeutet in dem Moment "Zugriffschutz"?
ich habe Probleme mit der Funktion der "Revisionssicherheit" für das Sage DMS Produkt. Ich konnte die Frage des Kunden nicht spontan mit Ja beantworten.
Die Frage ist: "Wird die Revisionssicherheit automatisch mit der Funktion und Einsatz der Sage DMS gewährleistet" oder "benötigt man Zusatzsoftware oder weitere Verfahren um diese Sicherheit zu gewährleisten."
Dazu habe ich folgende Funktionen gefunden:
Allgemein Beschreibung:
Von Revisionssicherheit ist die Rede, wenn Informationen in elektronischer Form
so aufbewahrt werden, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind
* Bei Sage DMS steht *
Die revisionssichere elektronische Archivierung folgt den Anforderungen des Handelsgesetzbuches,
der Abgabenordnung und des GoBD und gilt für kaufmännische und steuerrechtliche Dokumente.
Die meisten Unternehmen müssen die darin aufgeführten Richtlinien befolgen
– insbesondere die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren
Möchten Sie Ihre Dokumente revisionssicher und digital archivieren, müssen Sie einige Kriterien befolgen.
+ die Aufbewahrung der Dokumente gemäß den internen und rechtlichen Anforderungen verläuft
+ Sachverständige jederzeit auf das gesamte Archivierungssystem zugreifen können, um es zu prüfen
+ die Dokumente auf dem Weg zur Archivierung nicht verloren gehen
+ jede Anpassung des Archivsystems und der Dokumente in einem Protokoll hinterlegt ist
+ Dokumente erst nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht und vernichtet werden
+ Dokumente im Originalzustand im digitalen Archiv hinterlegt sind und nicht veränderbar sind
+ alle Dokumente sich jederzeit auffinden und reproduzieren lassen
+ die Dokumente nur von dazu berechtigten Nutzern eingesehen werden können
+ Dokumente so früh wie organisatorisch möglich digital archiviert werden
+ alle genannten Kriterien den betroffenen Mitarbeitern bekannt sind und sie diese bei jeder Migration
oder Änderung befolgen
Das Dokumentenmanagement von Sage unterstützt Sie bei der digitalen Archivierung nach den genannten Richtlinien
* Bedeutet das automatisch =
"Wenn Sage DMS im Standard verwendet wird und keine Zusatzprogrammierung oder Partner Module von z.B. d.velop verwendet wird, das der Kunde mit dem Sage DMS also die Revisionssicherheit automatisch hat?"
Der Endkunde stellte dazu die o.g. Fragen, und hat die Punkte markiert, die er für "Bedenklich" hält:
(Unveränderlich; Zugriffsschutz).
Ein Beispiel:
Der Kunde erhält eine Mail mit Anhang von seinem Lieferanten (Eingangsrechnung in PDF Form), diese PDF könnte man mit Programmen aber manipulieren!
So das diese PDF nicht unveränderlich wäre. Diese PDF wird im Vorgang der Sage 100 Eingangsrechnung gebucht und das PDF dem Vorgang mit ins Sage DMS abgelegt.
Was bedeutet in dem Moment "Zugriffschutz"?
